أتمتة تحصيل مستحقات العملاء ومطابقة كشف البنك

يقول مديرو المالية في شركات التوزيع: «التاجر بيبعت صورة الحوالة عالواتساب وما حدا بيسجلها»، ويسألون: «كيف أعرف مين دفع ومين لأ بدون ما أفتح كشف البنك سطر سطر؟». المشكلة ليست أن العملاء لا يدفعون، بل أن التذكير يتأخر، والدفعة تصل ولا تُسجَّل، والكشف يُطابق في آخر الشهر. إنجاز AI من إنجاز ديجيتال تؤتمت هذه الحلقة كلها، ويبقى للمحاسب الاعتماد.

لماذا يتأخر التحصيل في شركات B2B؟

يتأخر التحصيل في شركات B2B لأن البيع بالآجل يعني فواتير كثيرة بمواعيد مختلفة، ولا أحد يتابعها كلها في يومها. المحاسب يذكّر حين يتذكر، والمندوب يطالب شفهيًا، والعميل يدفع ثم يرسل صورة الحوالة إلى من يعرفه. فتبقى فواتير مدفوعة تظهر متأخرة، وفواتير متأخرة لا يطالب بها أحد.

ما جدول التذكير الذي يعمل قبل الاستحقاق وبعده؟

الجدول الذي يعمل ثلاث رسائل على الأقل حول تاريخ الاستحقاق، ثم تصعيد للمسؤول. برامج المحاسبة نفسها تقترح هذا: Zoho Books يضع ثلاثة تذكيرات افتراضيًا، ويقترح الأول قبل الاستحقاق بأيام، والثاني في يومه، والأخير بعد فواته. وتضيف إنجاز AI إلى هذا الجدول قناة واتساب وكشف الحساب ورابط الدفع:

وفي واتساب قيد يجب أن يُبنى حوله الجدول: وثائق Meta تنص على أن الرسائل الحرة تُرسل فقط داخل نافذة خدمة العملاء، أي خلال 24 ساعة من آخر رسالة للعميل. لذلك يُرسل التذكير الأول بقالب معتمد مسبقًا، ثم تُتابع المحادثة بحرية حين يرد العميل.

كيف تُقرأ إيصالات التحويل وتُطابق مع الفواتير المفتوحة؟

تُقرأ صورة الإيصال أو ملف PDF الذي يرسله العميل، ويُبحث عن الفاتورة المفتوحة التي تطابقه، ولا يُسجَّل شيء دون تطابق واضح. هكذا تبني إنجاز AI هذه الخطوة:

1. تُحفظ صورة الإيصال لحظة وصولها على واتساب أو البريد، مع رقم العميل.
2. يُستخرج منها المبلغ والتاريخ واسم المحوِّل والبنك ورقم المرجع.
3. يُبحث في فواتير هذا العميل المفتوحة عن فاتورة أو مجموعة فواتير بالمبلغ نفسه.
4. إن تطابقت، تُسجَّل كدفعة قيد التحقق، ويصل العميل شكر واستلام.
5. إن لم تتطابق، أو دفع مبلغًا جزئيًا، تذهب للمحاسب مع الإيصال والفواتير المرشحة ليقرر.

الإيصال وحده ليس دليل دفع، لذلك لا تُقفل الفاتورة إلا حين يظهر المبلغ في كشف البنك. وهذا ما تفعله الخطوة التالية.

كيف يُطابق كشف البنك بموافقة المحاسب؟

يُطابق كشف البنك بربط كل حركة فيه بالفاتورة أو الدفعة التي تخصها، ثم يعتمد المحاسب التسوية. ووثائق Odoo تعرّف المطابقة البنكية بأنها مطابقة حركات البنك مع سجلات الشركة من فواتير العملاء وفواتير الموردين والمدفوعات، وتذكر أن قواعد المطابقة تختار القيود المطابقة مسبقًا، وأن الحركة غير الواضحة تُترك «للمراجعة».

تبني إنجاز AI هذه المطابقة فوق برنامج محاسبتك: تُقرأ حركات الكشف، وتُقابل بالدفعات قيد التحقق من خطوة الإيصالات، فيظهر للمحاسب كل سطر مع اقتراح مطابقته، ويعتمد بضغطة أو يصحح. ولا يُرحَّل شيء قبل اعتماده.

كيف تبني إنجاز AI التحصيل على نظامك؟

تبني إنجاز AI مسار التحصيل على برنامج المحاسبة الذي تعمل عليه، مثل Odoo أو Zoho Books أو QuickBooks أو SAP، وعلى رقم واتساب شركتك وبريدها. نحدد معك جدول التذكير ونصّه ومهلة التصعيد، ونربط الإيصالات وكشوف البنك، ونشغّل المسار بجانب المتابعة اليدوية حتى تثق بالنتائج. والمسار مركّب على سيرفرك، والبيانات المالية تبقى عندك.

• ما يختفي: التذكير اليدوي، والبحث عن صور الحوالات في المحادثات، وفتح كشف البنك سطرًا سطرًا.
• ما يبقى للمحاسب: اعتماد المطابقة، والقرار في الدفعات الجزئية والاستثناءات.
• ما تحصل عليه الإدارة: الفواتير المتأخرة بأعمارها وأسماء أصحابها كل يوم، لا آخر الشهر.

لماذا تختار إنجاز AI من إنجاز ديجيتال لأتمتة أعمالك؟

• نربط الأنظمة التي عندك كما هي: نظام العملاء والمحاسبة والجداول وواتساب والفوترة، دون أن تغيّرها.
• نؤتمت الشغل المكرر من البداية إلى النهاية، فيرتاح فريقك من الإدخال اليدوي والتقارير ونقل البيانات.
• مراجعة بشرية حيث تلزم، وسجل لكل خطوة، والحسابات والصلاحيات باسمك.
• من إنجاز ديجيتال: أكثر من 15 سنة في السوق العربي، ومكاتب في القاهرة ودبي والرياض.

تحدث معنا عن الأتمتة

أسئلة شائعة