الجواب باختصار
المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية في السعودية تلزم المنشأة بربط حل الفوترة المعتمد لديها بمنصة فاتورة: الفواتير الضريبية تُرسل بصيغة XML لتُعتمد قبل مشاركتها مع المشتري، والفواتير المبسطة تُختم ويُبلَّغ عنها خلال 24 ساعة. وتُبلغ هيئة الزكاة والضريبة والجمارك كل موجة قبل موعدها بستة أشهر على الأقل. وإنجاز AI من إنجاز ديجيتال تربط مبيعاتك وأنظمتك بهذا الحل فلا يُدخل أحد فاتورة يدويًا.
يسأل المحاسبون وأصحاب المنشآت: «وصلنا إشعار الموجة، شو المطلوب منا بالضبط؟» و«كيف نخلّي الفواتير تطلع من نظام المبيعات لحالها؟». الجواب جزءان: ما تطلبه الهيئة من حل الفوترة، وما يمكن أتمتته حوله ليرتاح فريق المالية.
ما هي المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟
المرحلة الثانية هي مرحلة الربط والتكامل، وتُطبَّق منذ 1 يناير 2023 على موجات. وقبلها طُبّقت المرحلة الأولى، مرحلة الإصدار، منذ 4 ديسمبر 2021. وتقول الهيئة إنها تُبلغ المنشآت المستهدفة في كل موجة قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل.
ما الفرق بين الاعتماد والإبلاغ؟
الفاتورة الضريبية تمر بالاعتماد قبل أن تصل إلى المشتري، والفاتورة المبسطة يُبلَّغ عنها بعد إصدارها:
| الفاتورة الضريبية (غالبًا بين المنشآت) | الفاتورة المبسطة (غالبًا للأفراد) | |
|---|---|---|
| النموذج | الاعتماد (Clearance) | الإبلاغ (Reporting) |
| متى تُرسل إلى فاتورة | قبل مشاركتها مع المشتري | خلال 24 ساعة من إصدارها |
| الصيغة المرسلة | XML عبر واجهات برمجية | XML عبر واجهات برمجية |
| الختم ورمز QR | تضيفهما المنصة عند الاعتماد وتعيد الفاتورة | يضيفهما حل الفوترة لديك قبل المشاركة |
ما المطلوب من حل الفوترة لديك؟
تشترط الهيئة في دليلها التفصيلي أن تُصدر الفواتير من حل فوترة متوافق ومُسجَّل لدى منصة فاتورة، وأهم ما يتطلبه:
- إصدار الفاتورة بصيغة XML أو PDF/A-3 تتضمن ملف XML.
- إرسال الفواتير الضريبية بصيغة XML إلى المنصة لاعتمادها، فتعيدها مختومة برمز QR.
- ختم الفاتورة المبسطة بشهادة الختم التي تصدرها الهيئة، وإضافة رمز QR متوافق، ومشاركتها مع المشتري فورًا.
- الإبلاغ عن الفاتورة المبسطة بصيغة XML خلال 24 ساعة.
أين يضيع وقت فريق المالية؟
يضيع الوقت حين يكون حل الفوترة معزولًا عن بقية أنظمتك: طلب يُسجَّل في نظام المبيعات أو المتجر، ثم يُعاد إدخاله في الفوترة، ثم تُتابَع الفواتير المرفوضة يدويًا، ثم تُطابَق التقارير آخر الشهر. كل خطوة نسخ يدوي فرصة لخطأ وتأخير.
وهذا الوقت هو ما تعيده إنجاز AI لفريق المالية حين تربط المبيعات والمحاسبة وحل الفوترة ببعضها.
كيف تؤتمت الربط حول حل الفوترة؟
تؤتمته بربط مصدر الطلب بحل الفوترة مباشرة، ثم متابعة النتيجة تلقائيًا:
- حدّد من أين تأتي الفاتورة: نظام المبيعات، أو نقاط البيع، أو المتجر الإلكتروني، أو نظام العملاء.
- اربط هذا المصدر بحل الفوترة عبر واجهاته البرمجية، فتُنشأ الفاتورة من بيانات الطلب نفسها دون إعادة إدخال.
- التقط ردّ المنصة لكل فاتورة: معتمدة أو مرفوضة مع سبب الرفض.
- أرسل تنبيهًا فوريًا للموظف المسؤول عند أي رفض، مع الفاتورة وسببها.
- اجمع ملخصًا يوميًا لفريق المالية: عدد الفواتير والمرفوض منها والمتأخر عن 24 ساعة.
وهذا ما تقدّمه إنجاز AI من إنجاز ديجيتال: لا نستبدل حل الفوترة المعتمد لديك، بل نربطه بأنظمتك القائمة، ونبني التنبيهات والتقارير حوله، مع مراجعة بشرية حيث تلزم وسجل لكل خطوة. فيختفي الإدخال المزدوج، ويعرف فريق المالية المشكلة لحظة حدوثها لا آخر الشهر.
الالتزام بمتطلبات الهيئة مسؤولية المنشأة وحل الفوترة المعتمد لديها. راجع دليل الهيئة وإشعار موجتك، واستشر مستشارك الضريبي في حالتك.
لماذا تختار إنجاز AI من إنجاز ديجيتال لأتمتة أعمالك؟
- نربط الأنظمة التي عندك كما هي: نظام العملاء والمحاسبة والجداول وواتساب والفوترة، دون أن تغيّرها.
- نؤتمت الشغل المكرر من البداية إلى النهاية، فيرتاح فريقك من الإدخال اليدوي والتقارير ونقل البيانات.
- مراجعة بشرية حيث تلزم، وسجل لكل خطوة، والحسابات والصلاحيات باسمك.
- من إنجاز ديجيتال: أكثر من 15 سنة في السوق العربي، ومكاتب في القاهرة ودبي والرياض.
أسئلة شائعة
كيف أعرف أن منشأتي مشمولة بالمرحلة الثانية؟
تحدد الهيئة لكل موجة معاييرها، وتُبلغ المنشآت المستهدفة قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل، فتابع إشعاراتها وبوابة فاتورة.
هل تستبدلون نظام الفوترة لدينا؟
لا. إنجاز AI تربط حل الفوترة المعتمد لديك بأنظمتك الأخرى وتؤتمت ما حوله من تنبيهات وتقارير.
هل يمكن إرسال الفاتورة المبسطة للعميل على واتساب؟
يقول دليل الهيئة إن الفاتورة المبسطة تُشارك مطبوعة، أو بصيغتها الإلكترونية أو أي صيغة مقروءة إذا اتفق الطرفان.
ماذا يحدث إذا رُفضت فاتورة؟
ترد المنصة بسبب الرفض، والأفضل أن يصل تنبيه فوري للموظف المسؤول ليصححها، بدل اكتشافها عند المطابقة آخر الشهر.